Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu henkilötietojen käsittelyä Avomeripurjehtijat ry – Havskappseglarna rf:ssa.
Rekisterinpitäjä
Avomeripurjehtijat ry – Havskappseglarna rf (jäljempänä “Yhdistys“, y-tunnus 1525716-7), c/o Mainoskauppa Oy, Melkonkatu 16 B, 00210 Helsinki. Tietosuojavaltuutettuna toimii Yhdistyksen hallituksen jäsen Perttu Monthan. Yhteydenotot: tietosuoja@avomeripurjehtijat.org.
Jäsenrekisteri
Jäsentemme henkilötietoja käsitellään jäsenrekisterissä jäsenyyteen perustuvan oikeutetun edun ja jäsenen ja Yhdistyksen välisten sopimusten täytäntöön panemiseksi.
Jäsenistä kerätään ja tallennetaan jäsenrekisteriin seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, osoite, postitoimipaikka, postinumero, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, liittymispäivä, jäsenmaksun maksupäivä sekä jäsenen mahdollisesti muut jakamat tiedot.
Jäsenistä ei kerätä muita tietoja, ellei tulevaisuuden lainsäädäntö tai Yhdistyksen toiminta sitä edellytä.
Tiedot tallennetaan ePasseli-verkkokauppaan, Passeli-taloushallinnan tietojärjestelmään sekä Mailchimp -uutiskirjepalveluun.
Jäsenrekisterin tiedot ovat ensisijaisesti jäsenen Yhdistykselle antamia tietoja tai jäsenyyden voimassaolosta muodostettuja tietoja. Yhdistys kerää henkilötietoja suoraan jäseniltään seuraavissa yhteyksissä:
- jäseneksi liittyminen,
- mittakirjan tilaaminen,
- kartoituksiin tai kyselyihin vastaaminen,
- tapahtumiin osallistuminen,
- kilpailujen live-seurannan mahdollistaminen sekä
- jäsenen vastatessa jäsenkyselyihin ja jäsenen antaessa palautetta tai ollessa muutoin Yhdistykseen yhteydessä.
Julkaisemme tiedot seuraavasti:
- luottamushenkilöiden osalta Avomeripurjehtijat.org -sivustolla: nimi, toimikuntien jäsenyydet, sähköposti (jäsenen suostumuksella), puhelinnumero (jäsenen suostumuksella),
- mittakirjan tilanneiden tiedot Avomeripurjehtijat.org -sivustolla: nimi, veneen nimi, mittakirjan tiedot sekä
- kilpailujen live-seurannan osalta veneen nimi.
Yhdistyksen lomakkeissa kerrotaan, että tiedot tallennetaan Yhdistyksen jäsenrekisteriin. Yhdistyksen jäsenyyden edellytyksenä on tietojen keräämisen hyväksyminen. Jäsenistä kerätään vain ne tiedot, joita tarvitaan jäsenrekisterin ylläpitoon ja jäsenen kanssa tehtyjen sopimusten toimeenpanoon.
Rekisterien suojaaminen, tietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja käsitellään digitaalisesti Yhdistyksen jäsenrekisterissä, verkkokaupassa sekä mittakirjatilaukset ja tapahtumaosallistumiset mahdollistavissa sähköisissä lomakkeissa. Jäsenrekisteriin on pääsy suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin, kuten käyttöoikeusrajoituksin, salasanoin sekä kaksivaiheisella tunnistautumisella.
Yhdistys voi luovuttaa jäsenen henkilötietoja kolmansille osapuolille vain niissä tilanteissa, jotka on kuvattu tässä selosteessa. Yhdistys voi siirtää henkilötietoja palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja Yhdistyksen toimeksiannosta.
Edellä esitetyn lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman henkilön antamaa suostumusta, mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoja. Yhdistys ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollisten siirtojen osalta noudatamme voimassaolevia lakeja ja asetuksia.
Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina niiden tässä selosteessa kuvatun käyttötarkoituksen kannalta. Yhdistys määrittelee tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt sekä huolehtii vanhentuneiden ja tarpeettomien tietojen poistamisesta.
Riitojen ratkaisu
Yhdistys pyrkii aina ratkaisemaan mahdollisen erimielisyyden suoraan rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva erimielisyys myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.
Päivitetty 15.1.2023